Use Case · Zeiterfassung & Compliance
Slack Time Tracker – Zeiterfassung ohne Schatten-IT
Zeiterfassung dort, wo das Team ohnehin arbeitet – mit klaren Trust-Zonen, Daten im eigenen Microsoft-365-Tenant und ohne Abhängigkeit von einem externen Zeiterfassungs-Anbieter.
Teams arbeiten den ganzen Tag in Slack – Zeiterfassung läuft aber oft in einem anderen Tool, in Excel oder gar nicht. Das Ergebnis: Medienbrüche, vergessene Einträge, Nachträge in Bulk und HR, die manuell nachzieht. Gleichzeitig will niemand ein weiteres System, das nur für „Stunden buchen“ da ist.
Der Slack Time Tracker setzt genau dort an: eine Oberfläche, die alle schon nutzen – Slack. Buchungen und Bestätigungen passieren im Chat, die eigentlichen Zeitdaten leben aber nicht bei Slack, sondern im bestehenden Microsoft-365-Tenant (SharePoint). HR behält das System of Record, IT behält die Kontrolle über Sicherheit und Compliance, und die Mitarbeitenden gewinnen Transparenz – z. B. über ein Power-BI-Dashboard mit eigenen Zeiten, Pausenprüfungen und Übersichten.
Technisch ist das System in Trust-Zonen aufgebaut: Client (Slack), Integration (Slack API mit Signaturprüfung), Processing (Azure Functions), Secret (Key Vault), Data (SharePoint). Keine Zone vertraut einer anderen implizit – jede Übergabe ist authentifiziert und verschlüsselt. Slack ist damit bewusst nur die Oberfläche; die wertvollen Daten und die Governance liegen bei Ihnen.
Ergänzt wird das durch einen HR-Workflow für Nachträge: Microsoft Forms + Power Automate + Kanban-Board, in dem HR angefragte Korrekturen sieht und per Verschieben freigibt. So bleibt der Prozess nachvollziehbar und revisionssicher, ohne dass Zeiterfassung zum Datenschutz- oder Sicherheitsrisiko wird.
Kosten: Eigenbau vs. fertiges Tool
Fertige Zeiterfassungs-Tools rechnen oft pro Nutzer und Monat ab – bei 50 oder 200 Mitarbeitenden summiert sich das schnell. Dazu kommen häufig Aufschläge für Integration (Slack, Microsoft 365), für erweiterte Auswertungen oder für Compliance-Features. Die Kosten steigen mit jedem neuen Nutzer und mit jedem gewünschten Feature.
Keine Per-User-Lizenz
Sie zahlen für die Umsetzung und den Betrieb – nicht pro Kopf. Mehr Mitarbeitende bedeuten keine linear steigenden Lizenzkosten.
Vorhersehbare Betriebskosten
Azure Functions, Key Vault, SharePoint und Power BI nutzen Sie oft ohnehin. Der Zusatzaufwand ist überschaubar und planbar.
Ein maßgeschneiderter Slack Time Tracker rechnet sich besonders, wenn Sie bereits in Microsoft 365 und Slack investiert sind: Die Infrastruktur (Entra ID, SharePoint, Azure, Power BI) ist da. Statt ein weiteres SaaS-Produkt mit eigener Abrechnung und eigenen Grenzen einzuführen, erweitern Sie Ihr bestehendes Ökosystem – mit klarem Kostenbild und ohne Überraschungen bei der nächsten Preisanpassung des Anbieters.
Ownership: Was Sie gewinnen
Bei einer fertigen Lösung liegen Ihre Zeitdaten beim Anbieter – Speicherort, Backup, Zugriff und Export hängen von dessen Vertrag und Technik ab. Bei einem Eigenbau im beschriebenen Setup gehört die Datenhoheit von vornherein Ihnen.
Daten im eigenen Tenant
Zeitdaten liegen in SharePoint in Ihrem Microsoft-365-Tenant. Kein Dritter speichert oder verarbeitet HR-relevante Daten außerhalb Ihrer Kontrolle.
DSGVO & Compliance in Ihrer Hand
Zweckbindung, Löschfristen, Zugriffsrechte und Audit-Logs steuern Sie. Keine Abhängigkeit von den Compliance-Versprechen eines SaaS-Anbieters.
Erweiterbar ohne Vendor-Lock-in
Workflows (Power Automate), Dashboards (Power BI), Nachträge (Forms) – Sie bauen auf Ihren eigenen Bausteinen auf. Kein Anbieterwechsel nötig, wenn sich Anforderungen ändern.
Transparenz für alle
Mitarbeitende sehen ihre Zeiten und Prüfungen (z. B. Pausenzeiten) im eigenen Dashboard. HR hat Prozesse und Freigaben im Griff. Alles ohne zusätzliche Lizenzkosten pro Nutzer.
Kurz: Sie tauschen keine monatliche Per-User-Gebühr und keine Datenhoheit gegen Bequemlichkeit ein. Sie investieren einmal in eine Architektur, die zu Ihrem Stack passt – und behalten Kontrolle über Kosten, Daten und Erweiterungen.
Interesse an einer eigenen Zeiterfassung in Slack?
Wir konzipieren und bauen solche Lösungen – von der Trust-Zonen-Architektur über die Integration mit Microsoft 365 bis zu HR-Workflows und Dashboards. Mit klaren Kosten und vollem Ownership.
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